【メモ】お客様との打合せ時のポイント(時間管理編)

概要

打合せ時の進行ポイントをまとめた。今回は「時間」に関するポイント。

準備、打合せ、打合せ後のポイント

打合せ準備、打合せ後などについては以前の記事参照 sprink.hatenablog.com

心構え

打合せの時間=「打合せ時間」×「参加人数」

これはよく言われることではあるが、参加人数が多ければ多いほど、トータルの会議時間は増えていく。 1時間で8人出席でも、1日分の時間が消費される。これが1時間伸びて2時間になろうものなら、2日分...そう考えると安易に会議を開催すべきでは無いし、予定時間を過ぎないように(できれば目的を達成しつつ早く終わるように)すべきである。

最大の効果を生む

通常、打合せは予め決められた時間で行われる。前半の議題で時間を使いすぎると、後半の議題に対して十分な時間が確保できず、安易な結論・決定がされがちである。十分な効果を出すために適切に進行する必要がある。

時間管理方法

準備段階でしておくこと

配布するレジュメの題目ごとに時間を書いておく。 また、配布しない場合でも準備段階で時間をメモしておく。当然、時間の妥当性も事前に確認しておく。 時間がシビアな打合せの場合は、レジュメに時間を記載したものを参加者で共有し、打合せ開始時に説明しておくと進めやすい。

予定通り進んでいるか

進行しながら題目ごとの時間を確認する(このペースで時間内で進行できそうかどうか判断していく)。 ひとつの題目で時間がオーバーすると、その後も時間が厳しくなるので題目などの区切りで時間を守るように進行する。 いちいち時計やレジュメを見ると、相手が気になってしまう場合もあるのでレジュメの時間は頭にいれておく(相手に気にしてもらうためにやる場合もあるが)。時間の経過具合もできれば時計を見ずに判断できるとなお良い。

予定通り進んでいない場合

よほどの準備不足でなければ、話がそれることが原因。 それた話を戻す必要がある。

  • 別の課題に発展
     →「なるほど、◯◯◯◯◯の課題ですね。検討事項に追加しておきます。今日はあまり時間も無いので、いったん元の課題に話を戻します。」などいったん区切り、かつ検討事項一覧や議事録に課題としてきちんと残して話を戻す。

  • 会議に関係の無い話
     →雑談的な話はお客様とのコミュニケーションの一環として重要ではある。ただ、時間がない場合は話を戻す必要がある。「では、いったん話を戻しますね。」などと、角が立たないように話を戻す。

  • 想定よりも議論が長引く
     →想定よりも時間がかかる議題だった場合、課題が大まか過ぎる可能性がある。「細分化→個々に解決」、または「総論的に方向性を出し、各論は別途解決」するなどの対応を行う。単に細分化して解決しそうであれば前者、細分化しても各論同士で、折り合いが付きにくく全体の方向性の取り決めが必要な場合は後者の方法が良い。

  • 想定よりも早く終わり過ぎる
     →題目のゴールに到達していれば問題が無いが、議論が十分だったか注意する。

予定通り進みやすくする準備

打合せ中の対処だけでなく、なるべくそうならないようにするテクニックとしては、参加者に時間を意識させることである。 具体的には、「題目ごとの時間の提示」だけでなく「なぜ時間通りの進行が必要か」の理由を伝えることがある。